Тайм-менеджмет: как эффективно организовать свое время

Все чаще перед людьми встает вопрос, как правильно распределить свои рабочие и личные дела, чтобы избегать провалов, опозданий и прочих неприятностей. Youth.kz объясняет, что поможет вам разобраться с ненужной суетой.

Что такое тайм-менеджмент?

В широком смысле тайм-менеджмент − это техники и методы, которые помогают организовать человеку его рабочее и личное время. Цель этих методик − оптимизация рабочего времени, планирование деятельности и экономия ресурсов.

Люди с плохой организацией своего графика постоянно сталкиваются с проблемами на работе и в частной жизни: задачи выполняются невовремя, дедлайны срываются, времени на всю работу не хватает, что приводит к переработкам и сокращению отдыха и досуга.

Все это, очевидно, влияет на ментальное состояние человека: повышается усталость, тревожность, а это в свою очередь бьет когнитивным навыкам и качеству работы.

Как можно организовать свое время?

Есть немало способов поработать над тайм-менеджментом. Есть три ключевых компонента, которые нужно проработать: приоритезация (какие задачи важнее других), планирование (какие задачи нужно выполнить немедленно), структурирование (отслеживание выполнения задачи и результатов).

Особенно важно организовать тайм-менеджмент для людей, занимающим руководящие посты: от эффективности их работы зависит успешность целого предприятия, в котором может работать немало людей.

Но то же самое можно сказать и про молодых людей, которые еще заняты образованием или только начинают карьеру: справиться с огромным потоком информации или правильно зарекомендовать себя в первые месяцы или годы работы тоже надо суметь.

Для начала можно начать с планирования: список задач на следующий день можно подготовить накануне вечером. Это действие поможет вам заранее оценить объем работы, который предстоит сделать, что сведет к минимуму риск растеряться от внезапного наплыва данных.

Второе − как подступиться к тяжелым задачам. Есть работающий способ − уделить такой задаче какое-то фиксированное количество времени. Если дело пойдет легче ожидаемого, то просто продолжайте и завершите его. Если будет тяжело, то остановитесь на установленной отметке − вы попытались решить задачу, а не просто ленились и прокрастинировали.

Третье − ставьте личные дедлайны. Ученые из MIT выяснили, что именно лично установленные крайние сроки отлично повышают эффективность работы.

Четвертое − начинайте рабочий день с самой сложной задачи. Утром ваш мозг еще не успел устать, а когнитивные навыки находятся на пике возможностей. Чем дальше вы будете откладывать тяжелые задачи по ходу дня, там хуже вы с ними справитесь.

Какие бывают методы?

Специалисты выделяют несколько техник по организации своего тайм-менеджмента. Метод «Помодоро» − разбивка рабочего времени на интервалы. Например, вы засекаете 25 минут, в ходе которых вы ни на что не отвлекаетесь, после чего вы делаете пятиминутный перерыв на отдых. И в таком духе продолжаете рабочий день, только после нескольких повторений делаете перерыв побольше − на 10-15 минут.

Еще есть метод «Канбан» − делите свои задачи на запланированные, выполняемые и выполненные. Это подходит для людей, которые занимаются множеством дел одновременно. Также этот метод наглядно показывает, какого прогресса вы достигли.

Также можно использовать систему четырех «D» − do (сделать), defer (отложить), delegate (делегировать), delete (удалить). Этот метод отлично помогает разделить задачи: срочные и несрочные, важные и неважные.